¿Lecciones Aprendidas? Si pero ¿Cuándo? y sobre todo ¿Cómo?

En la inmensa mayoría de las ocasiones cuando pregunto a profesionales o equipos si llevan a cabo “Lecciones Aprendidas” la respuesta es un rotundo si, no obstante, también en una inmensa mayoría de las ocasiones cuando profundizo en el asunto esos mismos equipos o profesionales no saben explicarme como lo hacen, es decir, creen que aprenden y lo peor creen que recordaran en el momento adecuado las lecciones aprehendidas sin ningún método que lo garantice.

La inmensa mayoría de los profesionales y equipos no disponen de métodos para llevar a cabo “Lecciones Aprendidas” o lo que es lo mismo, la mayoría de los profesionales y equipos no aprenden de la experiencia.

La experiencia me ha demostrado que el peor sitio donde guardar las cosas importantes es en nuestra cabeza. Nuestro cerebro tiene otras capacidades para la cual está mejor preparado y en las cuales le podemos sacar más provecho.

Además, desde un punto de visa egoísta nuestra cabeza no está para ir salvaguardando y manteniendo recuerdos y lecciones aprendidas derivados de nuestra actividad profesional consumiendo recursos que podríamos destinar a otras cosas mucho más lógicas y sobre todo placenteras.

Que alguien este recordando de manera inconsciente que un determinado modelo de furgoneta no cabe por la entrada de un portón en una feria en Alemania sin saber bien si va a volver a esa feria algún día me parece un esfuerzo totalmente baldío y no por la importancia de ese detalle  sino porque el hecho de que esta persona lo intente mantener tampoco nos garantiza que si vamos a volver a esa feria se acuerde en el momento y en el lugar adecuado de aquello que una vez nos impactó negativamente y no debería de volver a suceder.

Pero llegados a este punto tampoco parece razonable como dicen algunas metodologías antiguas mantener un listado interminable de lecciones aprendidas, soporífero en grado sumo que algunos Project Managers Vintage se empeñan en leer al principio de cada proyecto ante el desinterés y el hastío de los participantes del proyecto.

Las lecciones Aprendidas son como los consejos de una madre que odias tener que escuchar hasta el momento en que te hacen falta y en el que desearías te los volviera a brindar.

¿Entonces por qué no acercar las Lecciones Aprendidas al momento preciso en el que van a hacer falta o en el que van a ser verdaderamente útiles? Eso ya empieza a sonar bien pero para ello deberemos cambiar el enfoque de nuestros proyectos desde un enfoque principalmente basado en actividades como lo es el enfoque tradicional, a un enfoque basado en el producto bastante mas innovador.

El día que en vez de estar metiendo el hocico en lo que debe hacerse, dediquemos nuestro tiempo a definir con claridad que es aquello que queremos obtener abandonaremos definitivamente la micro gestion y nos focalizaremos en la calidad pudiendo aprovechar incluso todo el potencial de las lecciones aprendidas.

Mis más de 20 años de experiencia acompañando Pequeñas, Medianas y Grandes Empresas así como Administraciones Públicas hacia el logro de sus objetivos con la ayuda de la tecnología basándome en Buenas Prácticas me han demostrado que la mayoría de las organizaciones llevan a cabo sus proyectos habituales combinando menos de 100 elementos comunes (Productos) con los que de manera recurrente realizan todos sus proyectos.

Todas las organizaciones tienen unos interfaces más o menos comunes a todos los proyectos, todas tienen unos Backends y Frontends más o menos comunes a todos los proyectos, todos tienen los mismos profesionales mas o menos en todos los proyectos, todos tienen los mismos clientes o proveedores en los mismo clientes en todos los proyectos y mas o menos todos tienen los mismos directivos en todos los proyectos.

Hay que cambiar de enfoque, todos los elementos que forman parte de cada proyecto, personas, interfaces, tecnologías, equipos, hardware, software, microservicios, aplicaciones, proveedores, clientes, etc. son “Productos” comunes que forman parte de cada proyecto.

Piénselo un momento y comprobará que, a no ser que este llevando a cabo una innovación completamente disruptiva, todo lo que haga, todo lo que hace, lo estará haciendo en una combinación de estos “productos”. Cada resultado será único o casi único para cada proyecto, pues de lo contrario y por definición no estaríamos hablando de proyectos, pero los elementos que los componen serán en gran medida comunes.

Este enfoque en el producto, es decir juntando piezas en cada proyecto nuevo, además de tremendamente escalable nos abre la puerta a un nuevo modelo de Planificación, la Planificación basada en el Producto que nos permitirá conocer a priori las amenazas y oportunidades de utilizar un determinado producto en cada proyecto concreto, es decir si tenemos inventariado cada producto, un Project Manager, aunque se  haya acabado de incorporar a la organización esa misma semana,  tendrá acceso antes de contar con un determinado recursos a toda la información sobre dicho recursos pudiendo decidir si es el más idóneo para usarlo en ese proyecto o no.

Esto que puede sonarle a nuevo o disruptivo o incluso algo complejo al lector, lo entenderá perfectamente con un ejemplo real en donde este enfoque permitió a una empresa de energías renovables conocer a priori cuales de sus ingenieros tenían alergia al polen antes de involucrarlos en un importante proyecto en primavera en Córdoba consiguiendo evitar no menos importantes problemas al proyecto. Le puedo asegurar que no fracaso el proyecto gracias a esto.

Tome el mando, defina bien cada producto de los que utiliza para crear resultados en fichas que sean manejables, usables, útiles por su organización, en Business&Co® disponemos de métodos con plantillas y formatos para ayudarle a que su organización cree consolide y saque todo el rendimiento a su Base de Conocimientos basada en Productos, potenciada por sus propias lecciones aprendidas y que le permita planificar de la manera más ágil, optima y eficaz evitando cometer errores del pasado, aprovechando oportunidades conocidas, y en definitiva poniendo la experiencia al servicio de su organización a disposición de todos los involucrados en la Gestión de Proyectos, Programas y Porfolios.

Créame si cuando vamos a utilizar un recurso (Producto) somos capaces de conocer todos sus riesgos, amenazas y oportunidades, todos sus costes, anteriores y promediados, todas sus exigencias, tolerancias y restricciones, y por supuesto todas sus lecciones aprendidas es como tener a nuestra madre dándonos sus consejos valiosos y útiles en el momento y en el lugar más adecuado para hacerlo.