Errores frecuentes al calcular el tiempo promedio del ciclo de un proceso.

Sólo el cangrejo camina para atrás, las horas del reloj que marcan el tiempo nunca lo hacen. Invertir tiempo en cosas que no valen la pena, que no van a ningún lado, que el cliente no valora, es demasiado costoso, es un tiempo robado. Robado para hacer aquello que sí se valora, aquello que sí vale la pena, y por lo que queremos luchar. El tiempo no se puede comprar, es el que es y todos tenemos los mismos minutos al día.

Esto lo saben muy bien los directivos de las empresas. Saben que aprovechar el tiempo al máximo no solo se traduce en ahorro de costes, sino también de optimización de actividades.

La gestión del tiempo en definitiva ya sea en lo laboral o en lo personal, es muy importante, porque no es lo mismo estar ocupado a ser efectivo.

Hoy en día, existen muchas formas de medir la productividad y aunque no estén expresados en términos de tiempo, el tiempo está implícitamente ligado a cada una de las actividades vinculadas con el logro del objetivo planteado.

Ya hemos hablado en otros artículos de las ventajas de utilizar un modelo de gestión por procesos como BPM, para mejorar la productividad y cómo estos modelos no son estáticos, sino que están vivos y deben ser gestionados en un ciclo infinito de mejora continua.

Uno de los problemas que me encuentro frecuentemente en organizaciones que han iniciado un proceso de transformación basada en procesos, es que no tienen un punto de referencia para establecer objetivos operacionales del proceso. Los procesos de la gestión de servicios particularmente en donde, el resultado no es un tangible, como en un proyecto o producto, sino más bien se trata de un resultado intangible, el indicador operacional usualmente está formulado más como una métrica que como un indicador vinculado a un objetivo de mejora.

Mi opinión, es que cometen fundamentalmente cuatro errores:

No recabar información suficiente

Lo que no se ve, no se puede gestionar. Es evidente que si no se tiene claro el flujo de valor del proceso, no podremos gestionar o medir las actividades que están relacionadas con él. Es importante recabar la información y más importante  aún saber sintetizarla en un modelo de proceso, con los elementos correctos de modelado. Para un análisis adecuado de la información es necesario incluir todos los caminos posibles para llegar a producir el resultado, incluir todas las idas y venidas. Pero ojo, no es lo mismo modelar un proceso en BPM que modelar con UML un diagrama de estados. Usar la notación correcta para el objetivo correcto es importante. Si nuestro propósito es el análisis de las actividades, debemos centrarnos en ellas y ponderarlas pues son las actividades las que consumen recursos que pueden ser optimizados.

No diferenciar el tratamiento de diferentes flujos.

En BPN utilizaremos las compuertas para poder diferenciar el comportamiento del flujo. Pero debemos tener muy claro que no vale cualquier compuerta. Una compuerta XOR (exclusiva) no es igual que una compuerta AND (paralela). En las compuertas XOR el tiempo se multiplica por la probabilidad de cada camino y se suman los tiempos de cada camino. Mientras que en las compuertas paralelas se toma siempre el tiempo de la actividad de más duración.

No tomar en cuenta los bloques de bucle.

Todos sabemos que no es lo mismo hacerlo bien a la primera, que hacerlo bien tras 100 veces de fallos. Para los procesos pasa lo mismo. Debemos fijarnos que si en un proceso se incluye una bifurcación del flujo para retornar a actividades anteriores, es decir el retrabajo, el tiempo promedio del ciclo será igual al tiempo del ciclo dividido entre 1 menos la probabilidad de repetición = duración de las actividades del bloque repetido/ (1-probabilidad), puesto que la probabilidad de que el bloque repetido se ejecute N número de veces es de p ala n.

No tomar en cuenta el fenómeno de la Contención de la Ejecución

El rendimiento de un proceso será menor cuando hay más trabajo por hacer que recursos disponibles para realizarlo. No tomar en cuenta que el factor de la carga de trabajo (el número de instancias de procesos ejecutándose de manera simultánea con los mismos recursos) incrementa el tiempo promedio de ciclo en situaciones normales es un error frecuente al calcular el tiempo promedio del ciclo de un proceso.

En conclusión

Los beneficios más importantes de tener en cuenta los errores frecuentes para no cometerlos y hacer un análisis correcto del tiempo promedio del ciclo de los procesos, es que nos permite establecer un punto de partida para contar con una línea base de indicadores y objetivos de mejora.

El análisis del tiempo promedio del ciclo de los procesos también es una excelente forma de medir la capacidad de la organización.