¿Cuánto Mides?

Creemos que nos conocemos más de lo que en realidad sabemos, y la razón fundamental de esta brecha de auto conocimiento es porque nos basamos en suposiciones o percepciones opinables que en la mayoría de las veces se traducen en “muchos”, “pocos”, “siempres” o “nuncas” sin absolutamente ningún criterio empírico, lo que a la postre nos suele traer más disgustos que alegrías.

Si a cualquier lector en un entorno de confianza le pregunto cuanto mide o cuanto pesa lo sabrá con más de un 90% de exactitud, todo ello depende de cuando fue la última vez que se midiera o pesara. Si en cambio le pregunto al lector cuando pesa o mide su hijo más pequeño el rigor de la respuesta aumentará porque la frecuencia de muestreo respecto de los hijos sobre todo cuando son bebés nos da una mayor exactitud. En ambos casos la clave radica en que se ha medido.

En el ámbito profesional es frecuente que si a algún responsable de proyectos le preguntamos cual es el tiempo promedio dedicado a un determinado proceso de Gestion de Proyectos en los últimos cuatro proyectos; o cual ha sido el impacto económico de los riesgos durante la vida de un proyecto; o cuantas lecciones aprendidas ha incorporado a la base de conocimiento en este trimestre; no sepa qué decir o recurra a los anteriormente dichos “muchos”, “pocos”, “siempres” o “nuncas”

Y esto es debido en gran manera a que el ser humano es más táctico que estratégico y preferimos hacer cosas que dedicar tiempo a pensar la manera más adecuada de hacerlas y mucho menos a la manera en que podemos mejorarlas desde el inicio o desde el diseño.

Partamos de la base de que solo se puede mejorar aquello que se puede medir, así de claro, así de rotundo. Entonces cuando alguien dice, mejoraré ¿Por dónde debe empezar? Es evidente que si no mides es imposible que mejores por ello la respuesta a la pregunta que titula este articulo evidencia si tienes una actitud de mejora o más bien todo lo contrario.

Si no mides no mejoras, y punto.

Quiero dejar sentado que si el coste de la medición supera el beneficio o valor aportado nos estamos pegando un enorme tiro en el pie. Que le quede claro al lector que más allá de querer darle más trabajo lo que pretendo con este artículo es concienciar y demostrar que organizando y dosificando adecuadamente nuestro esfuerzo, nuestro rendimiento y nuestra satisfacción puede aumentar considerablemente.

Cada vez que me encuentro con un profesional que se queja de la cantidad de desorganización que hay en su departamento, de las constantes reuniones que sufre, del impacto de las priorizaciones y re-priorizaciones que le toca sufrir le dejo meridianamente claras dos cosas

• Aquí se viene llorado de casa
• Tráigame Pruebas

Adicionalmente parte de la culpa de que no exista un interés adecuado en la medición es porque en el ámbito profesional nos abruman con indicadores históricos, en detrimento de los indicadores predictivos que son los verdaderamente útiles, es decir, estamos demasiado acostumbrados a ser bombardeados con indicadores que nos harán saber si hemos llegado o no, si hemos cumplido o no, si hemos logrado lo que se espera de nosotros o no, con las connotaciones punitivas que esto conlleva, pero que además lamentablemente no son accionables.

Una de las grandes aportaciones de los Objetivos y Resultados Clave OKR es fomentar la inclusión de indicadores predictivos que nos permiten saber si vamos a cumplir, no si hemos o no cumplido, lo cual lamentablemente se sabe cuándo ya no hay solución. No en vano uno de los mecanismos globalmente aceptado y que sirve de palanca para una adecuada ejecución de la estrategia es precisamente el fomento y utilización en las organizaciones de indicadores predictivos frente a indicadores históricos.

Ambos tipos de indicadores indiscutiblemente aportan valor y son imprescindibles si queremos conducir nuestra organización hacia el logro de sus objetivos o nuestra carrera profesional hacia el éxito, siendo asombroso el poco tiempo que por lo general le dedicamos a nivel organizativo y nivel profesional.

Insisto una vez más y creo que estamos todos de acuerdo es lamentable oír quejarse a profesionales como la copa de un pino de la cantidad de reuniones que tienen al cabo de la jornada pero que nadie sabe cuantificar ni traducir a dinero despilfarrado, oportunidades perdidas o capacidad de producción desperdiciada, y créanme es sencillo hacerlo y el impacto que esto tiene en los responsables e incluso clientes es demoledor.

Hace poco acompañando a una importante consultora a la que ayudo a organizar adecuadamente sus departamentos de producción evidenciamos que gracias a la medición de las constantes reuniones, paradas y retrabajos producidos por las reuniones provocadas por un determinado cliente un proyecto importante había retrasado su puesta en producción un mes, es decir no pudo entrar en producción un mes antes, lo que se tradujo en una pérdida para el cliente de 100.000€ que no recuperarían jamás.

Henry Ford decía que el coche que no se fabrica en este minuto no se fabricará jamás, y tenía razón, quizá alguien pueda pensar que se fabricará en otro minuto pero se equivocan porque ese será en todo caso el coche de ese minuto en el que se fabrica, no el coche del minuto que hemos desperdiciado y no podrá producir un coche jamás. Esta realidad se vive en entornos extremos como el comercio electrónico donde cualquier minuto significa una importante facturación y los clientes que intentan comprar durante una caída de sistemas a veces no vuelven jamás.

Este cliente con la evidencia de los datos entendió perfectamente y en lenguaje de negocio que su actitud, constante precipitación y buenismo suponía una factura en términos de oportunidad demasiado elevada para poder soportar. Entendió que las metodologías, las buenas prácticas y los procesos están para cumplirse y por supuesto mejorarse constantemente y que a la excelencia no se llega desde el caos sino desde la organización.

Y todo ello fue posible a un acto simple, que no sencillo, de medir, como decía mi padre de estar en lo que se hace, de tener controladas las constantes vitales de aquello que hacemos adecuadamente monitorizadas con el ánimo de que nosotros o en todo caso algún responsable de nuestra organización adecuadamente preparado haga su labor de responsable de verdad y se preocupe de que todo fluya como debe y se consigan los objetivos que se pretenden con la mayor satisfacción.

Mientras tanto querido lector podemos seguir dándole vueltas, hacer aspavientos o seguir porfiando por todo lo que nos sucede, inoculando ruido organizacional, pero la realidad es que no sabremos realmente que es lo que sucede y tampoco tendremos argumentos convincentes con los que lograr la inversión necesaria para poderlo mejorar.

Para mejorar o incluso para lograr el apoyo o la inversión necesaria para mejorar nunca olvide lo que decía el teniente Castillo el tipo más duro de la impresionante serie “Miami Vice” de los años ochenta con una mirada que le helaba los huesos al tipo más duro: “Tráigame Pruebas”