Síntomas para implementar soluciones de Gestión de Procesos Automatizadas (BPA).

Todavía existe un gran número de empresas que no disponen de plataformas de gestión de procesos (BPM), y menos las que además las complementan con robots (RPA). Y no solo son compañías pequeñas, sino compañías grandes las que carecen de ellas, y, en gran medida, es porque no ven la necesidad de emplearlas. Hay un conjunto de casuísticas que cuando se producen son el síntoma de que una empresa necesita implantar soluciones de gestión de procesos automatizadas (BPA).

En muchas ocasiones los gestores de las empresas no consideran que sea necesario la implantación de determinadas tecnologías porque, bien no identifican los riesgos de seguir trabajando de la misma manera, o porque consideran que esos cambios no son necesarios para su negocio.

Existen un conjunto de síntomas que nos permiten identificar que es necesario en cambio en las herramientas de gestión de una empresa.

El primero de ellos es cuando se emplean hojas de cálculo para la gestión de procesos de negocio críticos.  Es cierto que las hojas de cálculo son fáciles de usar, fáciles de implantar en todos los puestos de trabajo y generalmente tienen un coste reducido al estar incluidos en paquetes de software más amplios. Pero el gran problema de las hojas de cálculo es que una hoja de cálculo solo se puede compartir con un conjunto limitado de personas, con instrucciones muy claras de cómo usarlas y, a menudo, con un control de la seguridad limitado. En muchos casos estas hojas de cálculo contienen errores y no siempre son fáciles de mantener, sobre todo si tienen macros. Cuando se producen errores en ellas hay que tener mucho cuidado como se resuelven manteniendo la consistencia de los datos y, sobre todo, que los usuarios sepan cuál es la versión vigente. Todas estas problemáticas pueden hacer que se produzca un importante impacto en la toma de decisiones del negocio. No digo que no se puedan usar hojas de cálculo, pero no sustituyendo a aplicaciones de procesos críticos de negocio.

Otro síntoma es el uso de papel físico en los procesos. Además de por razones ambientales, el papel físico implica disponer de él, es lento moverlo, complicado de compartir, procesarlo y almacenarlo. Procesar el papel requiere transformarlo en un elemento digital con información estructurada, generalmente se escanea esa información y se introducen los datos en los sistemas con una intervención manual. Sin embargo, no solo debemos pensar en automatizar el proceso de lectura de esos documentos tal y como se hace ahora, sino en pensar en nuevas maneras de trabajar con información estructurada desde el inicio. Esto es algo que los sistemas de BPM proporcionan y que se debe aprovechar.

Otro elemento identificativo es cuando los procesos de negocio y sus datos residen en diferentes sistemas y nos obligan a repetir la entrada de información de manera manual o a crear diferentes integraciones entre ellos, que en ocasiones no siempre son posibles.

Unido a este, otro síntoma es que no tenemos datos consistentes que nos den una visión global del estado de las transacciones, cuando se trabajan con silos de información que impiden una visión completa de un proceso, del área de negocio o de los clientes. Si a esto le unimos que múltiples sistemas pueden implicar múltiples maestros de datos la inconsistencia de información que se produce puede provocar serios problemas en los procesos, y no solo de eficiencia sino de que los procesos cumplan con el propósito para el cual fueron diseñados.

Si tenemos actividades dedicadas a consolidar información, generar informes de varios sistemas es una evidencia de que no tenemos información integrada en las diferentes etapas de los procesos.

Cuando no disponemos de los datos consistentes se carece también de una visión en tiempo real del negocio y por tanto debemos tomar decisiones cuando se construyen esos informes, cuya periodicidad puede que no sea la adecuada para tomar decisiones ágilmente.

No disponer de esta información consistente también nos impide tomar decisiones correctas, hacer previsiones basándose en datos, ya sea por medios tradicionales o empleando soluciones de inteligencia artificial.

El siguiente síntoma es cuando no se dispone de una plataforma colaborativa que consolide el trabajo de los equipos y que permita la trazabilidad y mejore la eficiencia de los procesos. La ausencia de estas plataformas no favorece la consolidación del trabajo, ni de la información contenida en los sistemas, ni de las comunicaciones por voz, email, chat, etc. Esto provoca trabajar en silos sin una buena eficiencia de los procesos transversales.

También debemos tener en cuenta cuando empleamos el correo electrónico, como repositorio de datos o como sistema para gestionar nuestras tareas es una clara evidencia de que se carecen de las plataformas necesarias para ser eficiente en la gestión de procesos..

Cuando se carece de la trazabilidad necesaria en los procesos será muy difícil pasar una auditoria sobre el cumplimiento de los compromisos normativos. Si trabajamos con sistemas sin integrar, datos distribuidos en diferentes sistemas y herramientas es realmente difícil tener un control de lo que estamos haciendo y mucho menos si estamos cumpliendo con la normativa, y sobre todo demostrarlo.

Las plataformas de BPA integran soluciones de BPM, RPA, lowcode, integración con otros sistemas. Nos proporcionan una gestión de procesos automatizada no solo consolidando la información en una plataforma independientemente de los sistemas implicados, sino orquesta todas las tareas a realizar por personas y robots, permiten la gestión estructurada de la información mediante la generación fácil y rápida de formularios (lowcode), integran entornos colaborativos y recopilan todos los pasos de los procesos de cara a extraer información de gestión orientada a la decisión o información que certifique el cumplimiento normativo.

En definitiva, si has identificado estos síntomas en tu empresa, quizás sea el momento de pensar en una plataforma de BPA.