Robots en la administración Pública

El sector público debería tener como objetivo proporcionar el mejor servicio al ciudadano, que es el que sufraga con sus impuestos dichos servicios. Para ello, deben mejorar en productividad y eficiencia operativa, y por supuesto, ser servicios digitalizados y accesibles desde cualquier parte. La automatización de procesos debería ser un pilar crítico dentro de las estrategias de digitalización de las diferentes administraciones, ya sean la general, autonómica o local.

Hace no mucho discutía con un amigo sobre si los servicios públicos deben ser eficientes. Muchas veces pensamos que no tienen por qué serlo, porque lo importante es que estén y den servicio de manera eficaz, que no es poco. Pero ¿Por qué no tienen que ser eficientes? Los servicios públicos deben ser los más eficientes porque, primero, dan servicio al ciudadano y además lo hacen con su dinero. La eficacia de los servicios no está reñida con la eficiencia. Optimizar el uso de los recursos públicos debería ser obligatorio, desde la concepción de esos servicios. Otro concepto erróneo es que la administración pública, está para generar empleo, cuando es todo lo contrario. Su objetivo, como dice su nombre, está en administrar lo público, y hacerlo eficientemente. La consecuencia es que, hasta ahora han sido necesarias las personas para realizar gran parte de los trabajos.

Sin embargo, la implementación de soluciones de automatización de procesos mediante robots es ya una realidad en la administración española. Algunas administraciones, tras la pandemia acumularon cantidades ingentes de expedientes pendientes de ser tramitados.

Y no solo eso, las jubilaciones de los nacidos entre los años 60 y 70 del siglo pasado, va a suponer un impacto considerable en las plantillas de los diferentes ministerios. En los próximos 12 años se van a jubilar de forma natural alrededor de un millón de empleados públicos que no van a poder ser sustituidos por las nuevas generaciones.

Con la ayuda de los fondos NexGeneration, se inició un camino, destinado, primero, a desatascar la situación generada por la reclusión de la pandemia y, segundo, para mejorar la eficiencia de los procesos y el servicio al ciudadano, y para reducir la demanda de empleo público necesario para cubrir las próximas jubilaciones.

La Administración robotizada

El primer paso que hubo que dar era dotar de una garantía jurídica a la aplicación estas tecnologías de automatización en ámbito de la administración. Esta regulación se encuentra en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, y desarrollados por el Real Decreto 203/2021. Ahora ya se podría emplear proceso automatizados sin la intervención humana. Y a partir de aquí, tener clara la estrategia a seguir. No se monta una administración robotizada de la noche a la mañana.

Las iniciativas de automatización en las administraciones publicas deberían compartir un cuerpo común en la reflexión de la estrategia a llevar. Las administraciones generales, autonómica y local, comparten competencias, información y procesos. Por tanto, debería haber una visión conjunta de los procesos que rigen los distintos servicios al ciudadano. Ya sabemos que esta situación idílica es casi imposible. Así que olivémonos de lo óptimo y pensemos que algo menos bueno. Que cada administración disponga de una estrategia clara de automatización, empleando un conjunto de tecnologías combinadas, como son BPM, RPA e IA.

La automatización de procesos debe ser una prioridad estratégica para los responsables de las Administraciones Públicas españolas, en respuesta a la demanda de servicios y experiencias digitales por parte de la ciudadanía. Los ciudadanos ya no toleran a una administración no digitalizada.

Otra de las claves para una mejor gestión son los datos. Si algo disponen las administraciones de nosotros, son datos, y en su mayoría aislados. La adopción del concepto Data Fabric es necesario para facilitar la gestión e integración de datos, lo cual es crucial para simplificar el acceso y consumo de datos dentro de la administración y evitar molestias al ciudadano. Data Fabric es una arquitectura de servicios y funcionalidades que contribuye a procesar mejor los volúmenes de datos procedentes de multitud de fuentes.

Otro aspecto a tratar es como los funcionarios van a interrelacionarse con los robots, algoritmos e inteligencia artificial. La implementación de estas tecnologías implica una transformación tanto operativa como cultural. Cada vez más es necesario conocer mejor la tecnología, sus posibilidades y como trabajar con ella.

Los principales beneficios que resultan de estas acciones incluyen la mejora en la satisfacción de ciudadanos y los gestores de la administración, reducción de costes, mayor rapidez en los tramites y aseguramiento del cumplimiento normativo.

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