Empresa y digitalización: el camino hacia el éxito

El viaje de la digitalización puede ser desafiante para muchas organizaciones, ya que no todas saben qué hacer o por dónde comenzar para modernizar sus procesos. ¿Cómo puede prepararse su empresa para dar el siguiente paso digital?

Cada vez con mayor frecuencia las organizaciones españolas apuestan por soluciones tecnológicas que les permiten obtener enormes beneficios, como por ejemplo: el ahorro de costos, la automatización de procesos, un mayor control sobre el negocio y una mejora en la gestión de servicios.

Según una encuesta de Telefónica, el 62% de los responsables de la toma de decisiones de TI en España aseguran estar en una mejor posición ahora que antes de la pandemia respecto a su estrategia TIC. Sin embargo, de acuerdo con el mismo estudio, el 44% co El viaje de la digitalización puede ser desafiante para muchas organizaciones, ya que no todas saben qué hacer o por dónde comenzar para modernizar sus procesos nsideran haber logrado una mayor eficiencia tecnológica, pero reconocen que necesitan procesos basados en las personas para ponerse al día.

En mis más de veinte años de experiencia profesional en el mercado tecnológico finlandés en particular y europeo en general, he llegado a la conclusión de que este es el camino que deben tomar las organizaciones que buscan implementar un proceso de digitalización de manera exitosa:

1. Definir objetivos 

Es fundamental que todas las personas de la organización tengan claro qué es lo que se busca conseguir mediante la digitalización, por lo que cabe preguntarse: “¿Cuál es la meta detrás?”.

La digitalización en sí misma no es un objetivo, sino que es un camino para conseguir otros resultados de negocio, como pueden ser la disminución de costos operativos o la agilización de los procesos.

Una vez definidos estos propósitos, las empresas deben identificar cuáles son los recursos y conocimientos con los que ya cuentan y analizar aquellos que les son necesarios para el proyecto.

2. Planificar el proceso

Lo que sigue es planear cómo alcanzar esos objetivos establecidos. Para eso, se deben tener en cuenta factores como: las etapas y su duración; los roles de cada persona y equipo; y los KPIs.

La planificación es tan importante como los objetivos de negocio, ya que sin ella las organizaciones no tendrían un rumbo claro sobre cómo actuar. Esta parte es incluso más importante que la tecnología que se va a implementar y debe incluir el compromiso de toda la organización.

3. Seleccionar la plataforma y el partner

Muchas empresas que han abordado en el pasado algún tipo de modernización ya cuentan con sistemas legacy para resolver sus problemáticas de TI. Si bien la tentación de continuar manteniéndolos es bastante grande, lo cierto es que esta no siempre es la mejor decisión.

Las nuevas plataformas de digitalización son más sofisticadas, completas y simples de utilizar e implementar, por lo que es necesario analizar cuáles son las que mejor se adaptan a las necesidades del negocio y sus objetivos.

En la mayoría de los casos, es recomendable elegir un proveedor del mismo tamaño que la empresa. En otras palabras: las corporaciones mundiales necesitan proveedores globales; las compañías nacionales o europeas van mejor con proveedores regionales; mientras que las organizaciones pequeñas se llevan mejor con las locales.

4. Desarrollar la gestión y el liderazgo

Es importante no externalizar las decisiones de la empresa. Se debe escuchar a los expertos de la industria, aunque conservando el liderazgo de la digitalización. La gestión de proyecto es algo que se puede adquirir fuera de la organización, pero el mando del proyecto, nunca. 

Para esto existen varias buenas prácticas que permiten llevar adelante el liderazgo de un proyecto de forma exitosa:

• Involucrar distintas líneas de negocio al liderazgo de proyecto. Al sumar a las diferentes áreas de la empresa se garantiza que se tomen decisiones más completas, holísticas y que contribuyan al éxito general del negocio.
• Fortalecer la comunicación. Es fundamental establecer canales de diálogo claros entre las diferentes áreas que forman parte del proyecto, de manera simple y concreta, para garantizar que todos se encuentren en la misma página.
• Claridad y sinceridad en la gestión de riesgos. Es mucho mejor tener un listado demasiado amplio de los posibles riesgos, antes que llevarse sorpresas desagradables e inesperadas.

5. Acompañar al equipo

El cambio cultural suele ser mucho más desafiante que el cambio tecnológico y las empresas deben guiar y acompañar a sus colaboradores.

Para muchas personas y organizaciones, la digitalización se resume en solamente sumar mucha tecnología. No obstante, esta no sirve si la empresa no está correctamente preparada para utilizarla en pos de los objetivos de negocio.

A este factor se suma que las personas muestran, por lo general, algo de resistencia a lo nuevo. En algunas ocasiones, incluso, les es complicado entender tanto las nuevas maneras de trabajar como su nuevo rol ante un escenario de cambio.

Por eso, es recomendable abordar el proceso de digitalización con las personas como aliadas desde el primer momento, y no simplemente como sujetos que obedezcan. Es fundamental contar con un plan que las motive, para que puedan adaptarse y modificar su forma de trabajar.

Las personas necesitan tiempo para adecuarse, y las organizaciones, para disipar dudas y establecer parámetros de continuidad y seguridad. La digitalización es un viaje largo para todas las empresas, pero es más simple y fácil cuando se tiene la confianza del equipo.

De acuerdo con Gartner, la industria está entrando en una nueva fase de creación de los presupuestos de TI, en la que los CIOs buscan socios que puedan pensar más allá de los sprints digitales de las urgencias de 2020. ¿Está lista su empresa para encontrar al partner que le ayude a alcanzar el éxito?