BPM y Automatización. Juntos, pero no revueltos.

Las soluciones de BPM (Business Process Management) se emplean para la gestión de los procesos en las compañías. Sin embargo, no solo es una solución técnica, sino que al final supone una estrategia empresarial, trabajar por procesos. En esa estrategia las herramientas de automatización están complementando las capacidades de las herramientas de BPM y viceversa para ser más eficientes y poder combinar las mejores capacidades de la tecnología y de las personas.

Una empresa que gestiona por procesos rompe los silos empresariales y permite que las actividades y los datos fluyan. Trabajar por procesos de una manera eficaz implica disponer de soluciones que nos permitan modelar dichos procesos, asignar roles, definir indicadores para medir el desempeño, interactuar con los sistemas de la compañía y sobre todo que el conocimiento de la empresa resida en sus sistemas, no en la cabeza de las personas. Significa profesionalizar e industrializar la gestión y la operación de las empresas.

Muchas empresas han iniciado su camino hacia la automatización, algunas con una estrategia clara y bien definida y otras mediante acciones tácticas. La automatización implica identificar los procesos de negocio, analizar los flujos de trabajo de manera que se puedan optimizar y mejorar su eficiencia. En definitiva, implantar una solución de Business Process Management (BPM).

Hace 30 años las empresas comenzaron a informatizar sus procesos, tratando de estandarizar las tareas básicas. Esta tendencia evolucionó hacia una gestión por procesos (BPM). esta es una disciplina que permite a las empresas a optimizar los procesos para ser más eficientes, racionales y adaptables. Mediante una solución de BPM podemos gestionar los procesos, gestionar eventos, integrar diferentes aplicaciones, distribuir actividades entre diferentes equipos y poder calcular diferentes indicadores que nos permite medir el desempeño de los procesos. Sin embargo, existían muchas limitaciones en la integración de sistemas.

BPM no incluye la automatización, pero utiliza una variedad de métodos para identificar y modelar procesos, analizar cambios y optimizar los procesos de negocio de extremo a extremo. Las soluciones BPM no solo se utilizan para mejorar los flujos de trabajo, sino también para aumentar la eficiencia y la productividad de toda la organización.

La gestión de procesos mediante BPM es una estrategia general destinada a automatizar flujos de trabajo completos en toda la compañía.

La automatización de procesos mediante RPA (Robotic Business Automation) ha permitido la automatización de tareas al ser capaces de interactuar con gran número de aplicaciones ya sean Win32, aplicaciones web o mediante APIs a la vez que ha incorporado diferentes servicios de Inteligencia artificial como son el procesamiento de documentos, del lenguaje natura, etc

Las tecnologías BPM y RPA son los mejores aliados para gestionar la automatización de procesos. A la unión de ambas se le denomina BPA (Business Process Automation).

Empleando BPA podemos optimizar la gestión de los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de las actividades manuales y automatizadas

BPM es una solución integral que automatiza los procesos de la empresa, mientras que RPA es una tecnología que complementa a BPM. BPM es un enfoque holístico que optimiza y automatiza los procesos de negocio, mientras que RPA permite la integración con las aplicaciones y, junto con BPM, de las personas. Creamos así equipos mixtos de personas y robots.

Los responsables de negocio pueden utilizar la automatización de la gestión de procesos para encontrar ineficiencias en los flujos de trabajo, encontrar formas de mejorarlos e implementar herramientas de monitorizar para obtener indicadores de rendimiento. En resumen, la automatización de procesos con BPA se puede utilizar para visualizar flujos de trabajo y considerar las medidas necesarias para implementarlos.

Los procesos y flujos de trabajo bien estructurados y repetibles son los mejores candidatos para la automatización. Esto le brinda una imagen clara de cómo se pueden automatizar los procesos dentro de una organización. Pero ¿por qué es necesario RPA para complementar BPM?

Para procesos de medianos a complejos, las herramientas BPM tradicionales suelen ser más avanzadas que las herramientas de RPA. La combinación con la automatización mediante robots permite ampliar el número de sistemas con los que interactúa, la incorporación de tecnologías de inteligencia artificial y de análisis de datos. Estas nuevas plataformas no solo se enfocan en BPM, sino que también ofrecen una gama de herramientas que cubren una amplia gama de casos de uso, eliminando parte de la complejidad del software BPM.

Desarrollar, crear, automatizar e integrar procesos de negocio con BPA permite a las empresas ahorrar tiempo y reducir costes al optimizar los procesos manuales diarios con herramientas trazables, eficientes y fáciles de usar. además, BPA aúna los beneficios de ambas tecnologías:

• Aumenta la productividad de los empleados. Al automatizar las tareas humanas repetitivas y que consumen mucho tiempo, los empleados ya no necesitan pasar la mayor parte de sus días realizándolas y pueden concentrarse en realizar tareas de mayor valor, como las que involucran creatividad o trabajar con clientes. Esto sirve para mejorar la moral de los empleados y la satisfacción laboral y, en última instancia, aumentar la productividad.
• Gestión de excepciones con personas. Cuando un robot encuentra un caso para el que no está programado, requiere la intervención humana a través de la gestión de casos o una ruta de excepción. BPA agiliza este proceso al definir claramente cómo se manejarán y controlarán las excepciones. Esto mejora la eficiencia al garantizar que los procesos continúen avanzando.
• Decisiones en Procesos de Aprobación gestionadas. No todas las decisiones en un proceso de aprobación se pueden automatizar. BPA automatiza los procesos de aprobación al tiempo que garantiza el cumplimiento, creando un proceso de aprobación más eficiente y definido.
• Integración de aplicaciones legacy. Las empresas a menudo encuentran dificultades cuando se trata de integrar aplicaciones legacy. Al combinar BPM y RPA, las empresas pueden implementar de manera rentable y rápida una integración basada en RPA.
• Elimina cuellos de botella. Las empresas a veces tienen numerosas tareas requieren que las personas rellenen datos manualmente en múltiples sistemas. Esto genera cuellos de botella y, a menudo, la comisión de errores. RPA automatiza estos procesos manuales repetitivos, lo que permite a los empleados concentrarse en el trabajo más importante. Con RPA y BPM, los procesos se realizan de la misma manera cada vez, dejando un rastro de auditoría y permitiendo a las organizaciones mitigar el riesgo.

Podríamos decir que las soluciones de automatización se acercan a BPM y las soluciones de BPM se acercan a las de automatización. Incluso puede que finalmente acaben convergiendo, lo que es indudable es que, con su implantación estratégica, nos van a permitir tener empresas más eficientes, focalizadas en el resultado final, y por tanto en el cliente, a la vez que podemos integrar personas y robots en los procesos de gestión. Así aprovechamos lo mejor de la tecnología y lo mejor de las personas.

La creación de un sistema que permite la gestión unificada de procesos y automatizar tareas y procesos en todas las áreas de la compañía permite alejarse de las acciones tácticas y capacidades limitadas para desarrollar estrategias de automatización orquestadas que facilitan la gestión entre empresas. procesos y proporcionan una mayor transparencia, conocimiento e innovación.