Robots como Servicio. La evolución que permite un escalado total

Muchas veces cuando se inicia una iniciativa de automatización se desconocen o se subestiman todas las actividades de coste que la componen. Otros de los tópicos que se consideran a la hora de hacer el caso de negocio es que los robots van a estar ocupados siempre, con una “cargabilidad” del 100%. Esto sería así si siempre tenemos una demanda más o menos fija y estable de manera diaria. Pero la realidad hace que el volumen de transacciones que tengan que procesar los robots varíe según la época del año, del mes, el día de la semana incluso según las horas del día. Esto provoca que existan valles en los que los robots disponen de capacidad libre y otros picos en los que no pueden hacer frente a la demanda, y el nivel de servicio se resiente. Es aquí donde los modelos Robots como Servicio (RaaS) de pago por uso vienen al rescate.

Principales actividades de coste de la automatización

A la hora de realizar el caso de negocio debemos considerar, al menos, los siguientes elementos de coste:

• Análisis las soluciones del mercado y definir cuál es la más adecuada y cuál es la arquitectura técnica y de servicios que se van a establecer.
• Construcción del Centro de Excelencia de Robots que consolida todo el conocimiento y experiencia necesario para lograr que la iniciativa de automatización sea un éxito.
• Análisis de procesos a automatizar, haciendo un cribado de los mismos y priorizando aquellos que cumplan determinadas características como pueden ser el retorno de la inversión.
• Licencias del software de automatización y sus renovaciones periódicas, generalmente en una modalidad de suscripción anual.
• Infraestructura de comunicaciones, bases de datos, servidores y equipos en los que hay que los robots ejecutan las transacciones. A estas infraestructuras hay que añadir las licencias de sistema operativo, y de las aplicaciones que dan soporte a los procesos que vamos a automatizar.
• La propia automatización de los procesos, que va a requerir una metodología de desarrollo especifica y disponer de los perfiles técnicos y de gestión adecuados, e integrados en el Centro de Excelencia de Automatización.
• Operación, Soporte y Mantenimiento posterior de los robots y de los procesos automatizados que se ven condicionados por el funcionamiento de las aplicaciones los que dan soporte, así como las variaciones en la demanda, incluso los cambios en los procesos o aplicaciones.

Todas estas actividades deben estar consideradas en la estrategia de automatización y proyectarlas a un futuro para ver que necesidades podemos tener conforme vamos escalando en el número de procesos automatizados.

Variabilidad de la demanda vs capacidad fija

En general los procesos suelen ser estables en los pasos que ejecutan y el tiempo que tardan en cada transacción. Sin embargo, lo que no se suele mantener estable es el número de transacciones que procesan. Podemos pensar en procesos que tiene un número de transacciones estable a lo largo del tiempo, pero la realidad hace que no sea así. Si pensamos en un proceso de conciliación de pedidos y movimientos entre almacenes, el número de transacciones va a estar condicionado por nuestra compras y ventas, y éstas van a estar condicionadas por la variabilidad de las mismas a lo largo del año, incluso según las horas del día. Probablemente las ventas que haga nuestro negocio por la noche poco tengan que ver con las que se realizan a lo largo de mañana, así podemos pasar de tener unas decenas en horario nocturno a decenas de miles en horario punta. Esta variabilidad hace que tanto nuestras infraestructuras con número de robots, ya sea en un modelo on-premise o en la nube, tenga que dimensionarse para los picos de demanda. Este dimensionamiento provoca que se produzcan valles en la capacidad de los robots. Estos valles, aunque los rellenemos con otros procesos, siembre van a existir, haciendo que tengamos una capacidad sobrante y no consumida. En definitiva perdida de dinero en la inversión.

En caso de que no estemos monitorizando de manera activa el volumen de transacciones y adecuemos nuestra capacidad para cumplir los niveles de servicio requeridos, tendremos un impacto en la satisfacción del usuario o en el equipo responsable de los procesos.

Necesidades de mejora

Los fabricantes ofrecen sus productos en modalidad de suscripción anual/plurianual de manera que el dimensionamiento para los picos transaccionales hace que el coste sea elevado, y la “cargabilidad” de los robots baja, llegando en ocasiones al 25% de media.

Estas restricciones en cuanto a los modelos de licenciamiento se agravan ya que las soluciones técnicas en el mercado no son capaces de asociar niveles de servicio a los procesos. Esto significa que no podemos gestionar nuestro parque de robots y de procesos orientados a cumplir las necesidades del negocio y que se produzcan críticas del tipo: «Nuestros costes siempre son mas más altos que los reflejados en el caso de negocio»; «Necesitamos ajustar la programación de los robots para optimizar la inversión en licencias”; “La operación de los robots no está automatizada. Esto nos impide operar los robots las 24 horas del día, los 7 días de la semana»; «La empresa no confía en los robots. No hay nivel de servicio”; “Nos cuesta gestionar 10 robots. ¿Cómo vamos a gestionar el 100?!??».

Estas oportunidades de mejora han sido recogidas por algunos proveedores de servicio que han creado servicios de robots de alto valor añadido en modalidad de pago por uso.

Modelos Robots como Servicio al rescate.

Los modelos de robot como servicio (RaaS), no son solo servicios en los que se ofrece un modelo de licenciamiento diferente, sino que detrás existe toda una arquitectura tecnológica completa cuyo objetivo es poder cumplir el nivel de servicio asociado a los procesos, rompiendo las restricciones de la infraestructura y de los modelos de licenciamiento.

Esta arquitectura permite escalar automáticamente en infraestructura, robots según lo requiere el nivel de servicio y en función del número de transacciones que tiene un proceso. Además, proporcionan unos servicios de operación y soporte que ante las excepciones de los procesos o problemas de operación permiten su resolución rápida e informando directamente al cliente mediante herramientas de ticketing e integrando los procesos de ITSM.

En definitiva, nos proporcionan un servicio 24/7 en los que con una capacidad flexible se adaptan a las necesidades de nivel de servicio de cada uno de los procesos, y en los que no tenemos que realizar ninguna inversión sino en una modalidad de pago por uso. Y no solo eso, sino que nos proporcionan un centro de operación de robots que gestiona y resuelve todas las incidencias relacionadas con la infraestructura y operación de procesos y, además nos proporcionan notificaciones online y cuadros de mando con un visón completa y online de los indicadores de negocio asociados a cada uno de los procesos.

En definitiva, un aporte de valor que complementa a las soluciones de automatización, y sin inversión inicial.